Webで配布するドキュメントの正しい扱いかた［ダウンロードファイルの表記方法］

2015/07/29 2015/09/24

ドキュメントダウンロード

Webサイトの利点の一つに「ユーザーの都合にあわせて、必要な情報が入手できる」ということがあげられる。

企業や団体・公共機関などでは、申込書や申請書の類は今でも紙ベースで管理するものが多く、それらがWeb経由で入手できるのは大変ありがたいサービスである。

そういったサービスの実装を要求される案件が多いなか、制作者として我々は、そのダウンロード設置においてどういった配慮が必要だろうか？

通常のリンクとは差別化する

まず重要なことに「ユーザーがリンクをクリックする前に、そのリンクによって何が得られるかを想像できる」ような配慮が必要ということである。

クリックして ”気がついたらダウンロードしていた” や ”通常のHTMLへのジャンプと思っていたらダウンロードが始まった” など、ユーザーの意図に反する結果が起こる状態では、Webサイトの信頼性に関わるので注意してほしい。

またそれが「PDFやWordといった文書ファイル」なのか「PNGやJPGなどの画像データ」なのかも理解できるようにしておくこともユーザビリティに配慮した対応といえる。更には、そのファイルの容量やダウンロード時間の目安等を記載することも考慮するとよい。

これは制作会社やクライアントの考え方や方針によるところなので一概に「ここまでが正しい」とは言いきれず、そのWebサイトの種類や特徴、ターゲットの特性などから対応範囲を決定するものだ。

細かな配慮はユーザビリティにおいて ”お節介” と敬遠されるものではないが、それにより情報の視認性や検索性が妨げられては本末転倒だ。

また、Webサイト構築後の運営体制や担当者スキルなど、情報提供側の環境等も考慮して設置の方針を考えることも重要となる。
ユーザー視点ですべてが決定されても、管理・運営が困難になってしまっては継続が危ぶまれるからだ。

実際の現場では、こういった様々な成約や制限などから、情報をできるだけ精査し、不必要と思えるものを排除するという判断に時間を有することもしばしばだ。

何を取り入れ、何を省くのか、Web制作における意思入れとはこんな判断の連続なのかもしれない。
そのため、ディレクターやWeb担当者であるアナタの中に経験から裏づけられた確固たる信念が必要になる。

私の近々の案件を例に挙げると、以下のような方針を打ち立て構築を完了したものがある。
皆様の参考になれば幸いだ。

また、ファイルはPDFファイル、ワードファイル、エクセルファイルを配布したいというクライアントの要望において、

という運営ルールも策定した。

上記の方針策定を考える場合、自身のハードウエア環境や通信環境などを基準に考えるのではなく、最小限の環境スペックの下でも情報入手が可能か？ということを考えて方針を打ち立てることに注力するとよいだろう。

読了ありがとうございました。